مهنة المال

5 طرق لمنع البريد الإلكتروني من السيطرة على يومك

ما الفيلم الذي يجب رؤيته؟

يوم الأسبوع:

النوع:

يكتب: فيلم مسلسل

المصدر: iStock

يمكنك زيادة إنتاجيتك في العمل عن طريق الحصول على قسط كافٍ من النوم وإعطاء الأولوية لقيمك ، ولكن هناك أيضًا طرق لتصبح أكثر فاعلية حتى أثناء خضم جحيم البريد الإلكتروني. يعد البريد الإلكتروني شرًا ضروريًا لممارسة الأعمال التجارية ، حتى عندما تصبح مواقع الإدارة الاجتماعية أو مواقع إدارة المهام الأخرى أكثر شيوعًا. لا يوجد الكثير من البدائل للبريد الإلكتروني حتى الآن ، وهو على الأرجح سبب اكتشاف معهد ماكينزي العالمي لهؤلاء الأشخاص تنفق 28٪ من كل أسبوع عمل إدارة البريد الوارد الخاص بهم.

بقدر ما نرغب جميعًا في تقليل مقدار الوقت الذي نقضيه على البريد الإلكتروني ، فإن القيام بذلك في الواقع قد يكون صعبًا للغاية. دراسة أجراها مجموعة Radicati ، وهي شركة أبحاث سوق تكنولوجية مقرها بالو ألتو ، كاليفورنيا ، وجدت أنه تم إرسال واستلام حوالي 107.8 مليار رسالة بريد إلكتروني يوميًا في عام 2014 لأغراض متعلقة بالأعمال التجارية في جميع أنحاء العالم. من المتوقع أن يرتفع هذا الرقم إلى 139.4 مليار بريد إلكتروني يوميًا بحلول عام 2018. بالنسبة لمستخدمي الأعمال الفردية ، ينقسم هذا الرقم إلى حوالي 121 بريدًا إلكترونيًا يوميًا في عام 2014 ، وهو رقم متوقع أن يرتفع إلى 140 بريدًا إلكترونيًا يوميًا بحلول عام 2018.

ووي كم عمر الرومان يسود

فكيف نروض الوحش؟ قد يكون لديك بالفعل نظام بريد إلكتروني - أو تأمل بشدة في التعامل معه قريبًا. بعض الحيل الأكثر فاعلية للسيطرة على بريدك الوارد ، كما اقترح الخبراء ، غير تقليدية بعض الشيء. إليك خمس نصائح لزيادة الإنتاجية - سواء في العمل أو في المنزل - من خلال التعامل مع بريدك الإلكتروني بطريقة مختلفة قليلاً.

المصدر: iStock

1. لا تخلط بين البريد الإلكتروني وقهوة الصباح

في الواقع ، لا تخلط بين البريد الإلكتروني وأي أنشطة تبدأ في الصباح. قبل أن تتهمنا بالبدعة المطلقة ، اسمعنا. التحقق من بريدك الوارد على الفور في الصباح ، سواء من السرير أو أثناء التنقل إلى العمل ، يهيئك تلقائيًا للرد على يومك ولا يسمح لك بتحديد الأولويات بوضوح.

ديفيد فينكل ، مؤلف مشارك للكتاب المقياس: سبعة مبادئ مثبتة لتنمية عملك واستعادة حياتك و كتب في منشور لـ Inc. أنه يجب استخدام الجزء الأول من يومك للعمل شديد التركيز وخالي من البريد الإلكتروني. 'بالنظر إلى الإحصائيات الواردة من عملاء التدريب على الأعمال التجارية لدينا ، من المرجح أنه إذا قمت بفحص البريد الإلكتروني مبكرًا ، فستخرج نسبة كبيرة من أيامك عن مسارها بسبب الحرائق العاجلة ، ولكن ذات القيمة المنخفضة التي كان من الممكن أن تنتظر من 1-3 ساعات عليك أن تتعامل معه '، كتب.

يمكن أن يؤدي عدم الرد على رسائل البريد الإلكتروني - مهما بدت عاجلة في ذلك الوقت - إلى إعدادك ليوم أكثر هدوءًا وانسيابية. تيم فيريس ، مؤلف الكتاب 4 ساعات عمل في الأسبوع و أوضح لـ TIME كيف يعمل هذا بالنسبة له. قال فيريس: 'أحاول أن تكون أول 80 إلى 90 دقيقة من يومي تختلف بأقل قدر ممكن'. 'أعتقد أن الروتين ضروري للشعور بالسيطرة وعدم رد الفعل ، مما يقلل من القلق. وبالتالي ، فهو يجعلك أيضًا أكثر إنتاجية '.

نحن نعلم كم قد يبدو هذا مستحيلاً. إذا كنت تشعر بالفعل بالضيق لأننا طلبنا منك تجاهل الإجراءات القهرية للتحقق من بريدك الإلكتروني كل خمس دقائق ، فأنت لست وحدك. أ دراسة 205 بالغين وجدت في 2012 أن الأنشطة المتعلقة بالعمل مثل التحقق من البريد الإلكتروني هي أكثر إدمانًا من الانغماس في التدخين أو عادة الشرب.

نحن نصل إلى كيفية تلبية إصلاح البريد الإلكتروني الخاص بك (والمتطلبات الحقيقية للغاية للتحقق من البريد الوارد الخاص بك). لكن مقاومة الرغبة في البدء بالبريد الإلكتروني يمكن أن تهيئك ليوم أكثر إنتاجية بشكل عام.

المصدر: iStock

2. ضع خانات زمنية للبريد الإلكتروني في التقويم الخاص بك

يجب عليك التحقق من بريدك الإلكتروني في وقت ما ، ولكن حاول إعداد أوقات معينة من اليوم عند التحقق من صندوق الوارد الخاص بك ، بدلاً من الحصول على دفق مستمر من الإخطارات. (هذا هو التحذير الآخر لهذه النصيحة: الإشعارات مشكلة. قاوم الرغبة في إعدادها على سطح المكتب أو الهاتف ، لأنه من المحتمل أن تنحرف في كل مرة ينبثق تنبيه بريد إلكتروني.)

قال فيريس لمجلة تايم إن اتباع روتين طوال اليوم والالتزام به قدر الإمكان يؤدي إلى مزيد من الإنتاجية. قال: 'أشجع الناس على تطوير إجراءات روتينية بحيث يتم تطبيق قراراتهم فقط على الجوانب الأكثر إبداعًا في عملهم ، أو حيثما تكمن موهبتهم الفريدة'. قم بإعداد جزء من ساعتين من الوقت ، أو زيادات أقصر ونقاط أكثر تكرارًا في اليوم ، عندما تتحقق من بريدك الوارد. كتب المساهم في Forbes Jayson DeMers أنه إذا كنت لا تزال قلقًا بشأن فقد رسالة بريد إلكتروني مهمة ، فقم بإعداد مجيب آلي يخبر الأشخاص بموعد فحص بريدك الوارد ، وكذلك كيفية الوصول إليك عبر الهاتف إذا كان الأمر عاجلاً حقًا.

قد يبدو هذا بمثابة الكثير من العمل فقط لتجنب رسالة بريد إلكتروني أو رسالتين تستغرق بضع دقائق لمعالجتهما على مدار اليوم. بينما قد يكون هذا هو الحال ، فإن تلك الدقائق تضيف أسرع مما تعتقد. أ دراسة مفصلة من قبل جالوب عام 2006 مؤرخ ولكنه يحتوي على معلومات مهمة وجدها باحثون في جامعة كاليفورنيا ، إيرفين. عندما تتم مقاطعتك أثناء يوم العمل ، سواء من مكالمة هاتفية أو بريد إلكتروني أو عنصر آخر ، يستغرق الأمر في المتوسط 23 دقيقة و 15 ثانية للعودة إلى المهمة التي كنت تكملها في الأصل. قد يبدو الأمر وكأنه رد سريع هنا أو هناك ، لكن تلك الدقائق الثمينة تنفد بسرعة.

المصدر: Thinkstock

3. اقضِ القسم الأخير من يومك في فرز رسائل البريد الإلكتروني

عندما لا يتبقى لديك سوى بضع دقائق من يوم عملك ، لا تقضِ كل دقيقة في الرد على رسائل البريد الإلكتروني التي يمكن أن تنتظر حتى الغد. في مقال حول ما يفعله الأشخاص الناجحون في آخر 10 دقائق من يومهم ، تم العثور على Business Insider أنهم لا يجيبون إلا على رسائل البريد الإلكتروني المهمة حقًا. قالت لين تايلور ، الخبيرة الوطنية في مكان العمل ، للموقع الإلكتروني: 'هذا هو الوقت الذي يتم فيه اختبار مهاراتك في إدارة الوقت'. 'الأشخاص الناجحون قادرون على تحديد ما يتطلب الرد وماذا يمكن أن ينتظر.'

اللحظات الأخيرة من مناوبتك ليست هي الوقت المناسب للذهاب ذهابًا وإيابًا في تبادل البريد الإلكتروني مع زملاء العمل حول الموضوعات الحساسة أو المشكلات التي قد تستغرق بعض الوقت لحلها. يقترح تايلور تحديد وقت محدد في اليوم التالي لمعالجة المشكلة ، عندما لا يشعر أي منكما بالاندفاع ويكون لديك الوقت للتفكير في الحلول. على الرغم من أن نهاية يوم طويل قد لا تكون أبدًا وقت العمل على حل مشكلة واسعة النطاق ، إلا أنه بالتأكيد ليس الوقت المناسب لمحاولة معالجتها عبر البريد الإلكتروني.

ومع ذلك ، ربما تكون هناك بعض الغايات السائبة في نهاية كل يوم والتي يمكن معالجتها بسرعة ، أو الأمور الملحة التي تظهر وتتطلب الرد على الفور. وفر طاقتك لهؤلاء ، وعزم على وضع رسائل البريد الإلكتروني المتبقية في قائمة المهام الخاصة بك في اليوم التالي. إذا وجدت أنه يتعين عليك باستمرار دفع رسائل البريد الإلكتروني إلى الغد ، فقد يكون من الجيد توسيع الأوقات المحددة التي ترسل فيها رسائل البريد الإلكتروني على مدار اليوم. بهذه الطريقة ، تكون مضمنة بالفعل في جدولك الزمني.

المصدر: iStock

4. لا تخف من التقاط الهاتف

حل البريد الإلكتروني محل الكثير من المكالمات الهاتفية التي يتم إجراؤها على أساس يومي للعمليات التجارية ، ولكن هذا لا يعني أن المكالمة الهاتفية غير واردة تمامًا. في الواقع ، في معظم الأوقات ، لا يزال يتفوق على سلسلة بريد إلكتروني طويلة ، ويستغرق نصف الوقت.

'إذا كنت منخرطًا في محادثة متبادلة محبطة عبر البريد الإلكتروني بسبب الفهم الضبابي على أي من الجانبين ، فما عليك سوى رفع الهاتف أو التحدث شخصيًا ،' ينصح فينكل في عمود شركة. المفتاح هو القضاء على الخوف وعدم اليقين أو الشك. يكتب فينكل أنه إذا لم تتمكن من القيام بذلك في رسالة بريد إلكتروني بسيطة أو اثنتين ، فمن الأفضل أن تلتقط الهاتف وتتابع بعد ذلك برسالة بريد إلكتروني إذا لزم الأمر. هذا مهم بشكل خاص إذا كنت تعمل كمدير أو قائد فريق ، عندما تكون وجهة نظرك بحاجة إلى أن تكون واضحة تمامًا.

تجنب احتمال حدوث سوء فهم ، خاصةً فيما يتعلق بالمواضيع الحساسة أو قرارات العمل ، من خلال التصرف بشكل استباقي وإجراء المكالمة بدلاً من ذلك. من المحتمل أن يبدو الأمر أكثر استهلاكا للوقت في الوقت الحالي ، ولكن سينتهي بك الأمر إلى أن تصبح أكثر كفاءة على المدى الطويل. ستكون نبرتك واضحة ، وكذلك نيتك. ستتاح لك أيضًا الفرصة لربط الأسئلة أو المخاوف التي قد تستغرق 10 رسائل بريد إلكتروني أخرى أو نحو ذلك.

المصدر: iStock

5. استخدم مرشحات البريد الإلكتروني بشكل فعال

إذا كنت تستخدم نظامًا أساسيًا للبريد الإلكتروني مثل Gmail أو Thunderbird ، فإن صندوق الوارد الخاص بك يحتوي بالفعل على عوامل تصفية مضمنة يمكنك تخصيصها لفرز بريدك الإلكتروني مسبقًا. في حالات أخرى ، يمكنك إعداد أوامر للانتقال إلى مجلدات معينة في علبة الوارد. استخدم هذه الأدوات لصالحك ، كما ينصح DeMers في منشور Forbes.

أولاً ، قم بتصفية رسائل البريد الإلكتروني المهمة في مجلدات مثل 'يتطلب استجابة' و 'يتطلب إجراءً'. من المحتمل أن يكون هذا شيئًا تقوم بفرزه بنفسك ، ما لم تكن هناك كلمات رئيسية في عناوين الموضوعات التي ستشير إلى ذلك تلقائيًا. بهذه الطريقة ، ما عليك سوى الانتقال إلى تلك المجلدات في وقت معين من اليوم لتعرف بالضبط أي رسائل البريد الإلكتروني التي تحتاج إلى إجراء.

علاوة على ذلك ، هناك قواعد بريد إلكتروني يمكنك إعدادها تعمل على تبسيط المحتوى. يقترح DeMers وضع جميع الرسائل الإخبارية أو اشتراكات البريد الإلكتروني في مجلد 'للقراءة' تلقائيًا ، حتى تتمكن من التدقيق فيها حسب الوقت. قد تنتقل رسائل البريد الإلكتروني التي ترسل إليها نسخة إلى مجلد آخر ، حيث لن تضطر على الأرجح إلى اتخاذ إجراء محدد بشأنها. وأخيرًا ، يقترح DeMers حفظ جميع رسائل البريد الإلكتروني الشخصية التي تأتي إلى حساب عملك في ملف آخر لقراءتها لاحقًا أيضًا.

إذا كانت شركتك تستخدم نظام Gmail الأساسي ، فإن منشورات المدونة مثل واحد من ريل بيزنس تقديم نصائح حول كيفية إعداد الفلاتر بشكل فعال ، بأي طريقة تريدها.